INTRODUCTION
Anime Ottawa s’engage à faire preuve de transparence à l’égard des parties extérieures en ce qui concerne la conformité de ses communications électroniques à la Loi canadienne anti-pourriel (ci-après désignée « LCAP »), en vigueur à compter du 1er juillet 2014, et la mise en application des règles qui s’y rattachent. À cette fin, la politique anti-pourriel d’Anime Ottawa est l’énoncé officiel des droits des parties extérieures et des obligations qui incombent à Anime Ottawa en vertu de la LCAP. Elle a pour but d’informer les parties extérieures relativement au type de pratiques responsables et transparentes adoptées par Anime Ottawa dans le cadre de ses communications avec des parties extérieures; d’indiquer aux parties extérieures avec qui elles peuvent communiquer à Anime Ottawa pour toute question en lien avec les communications électroniques; et d’informer les parties extérieures relativement à la façon dont elles peuvent se désinscrire de la liste d’envoi d’Anime Ottawa. Ce document fournit aussi des réponses aux questions relatives aux pratiques anti-pourriel d’Anime Ottawa souvent posées par les parties extérieures avec qui le Comiccon d’Ottawa peut communiquer.
APPLICATION ET PORTÉE
La présente politique anti-pourriel s’applique généralement à l’ensemble des communications électroniques envoyées par Anime Ottawa à des parties extérieures et s’appuie sur une série de procédures, de politiques et de processus commerciaux dans le but de garantir la conformité de ces communications à la LCAP. Dans le cadre de ses communications électroniques avec des parties extérieures, Anime Ottawa doit se conformer aux règles établies en vertu de la LCAP et exécutées par le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, le Bureau de la concurrence et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Le LCAP réglemente l’envoi de messages électroniques commerciaux (« MEC »), messages dont l’un des objectifs est de favoriser la participation à une activité commerciale.
MESURES PRISES PAR ANIME OTTAWA POUR SE CONFORMER À LA LCAP
Anime Ottawa a pris différentes mesures pour veiller au respect de la LCAP. Il a adopté la présente politique anti-pourriel par souci de transparence envers les parties extérieures en ce qui concerne la conformité de ses pratiques de communication électronique à la LCAP, et a également pris les mesures suivantes.
· Anime Ottawa a mis en place des formulaires de consentement conformes à la LCAP.
Le consentement des parties extérieures constitue une condition essentielle à l’envoi de MEC par Anime Ottawa. De façon générale, ce consentement doit être «explicite», mais dans certains cas il peut être «tacite» et dans d’autres cas particuliers, certains messages sont exclus des exigences relatives au consentement. Anime Ottawa a modifié certains formulaires de consentement pour veiller à ce que le consentement explicite obtenu auprès des destinataires soit conforme à la LCAP.
· Anime Ottawa a modifié le bas de page de ses messages électroniques commerciaux.
Anime Ottawa a modifié le bas de page de ses messages électroniques commerciaux dans un souci de respect des exigences de la LCAP en matière de consentement. En vertu de la LCAP, les MEC envoyés doivent tous inclure un certain contenu déterminé. Par exemple, Anime Ottawa doit clairement s’identifier comme l’expéditeur du MEC; fournir un mécanisme au moyen duquel le destinataire peut facilement communiquer avec Anime Ottawa, c’est-à-dire une adresse postale et soit (i) un numéro de téléphone avec une boîte vocale active, (ii) une adresse électronique ou (iii) une adresse Web; et fournir un mécanisme de désabonnement fonctionnel. Par conséquent, le bas de page des MEC d’Anime Ottawa a été mis à jour conformément aux exigences de la LCAP.
· Anime Ottawa a mis en place un mécanisme de désabonnement.
Anime Ottawa a intégré un mécanisme de désabonnement à tous ses MEC dans le but de respecter les exigences de la LCAP en matière de consentement. En vertu de la LCAP, chaque MEC doit inclure un mécanisme de désabonnement (fonctionnel pendant une période de 60 jours), dans le cadre duquel une demande de désabonnement doit être traitée dans les dix (10) jours ouvrables suivant son envoi. Par conséquent, Anime Ottawa a établi un processus uniforme dans le but de répondre de manière conforme aux demandes de désabonnement. Vous pouvez en tout temps vous désabonner de la liste d’envoi d’Anime Ottawa en suivant les instructions indiquées dans le message électronique qui vous a été envoyé, ou encore envoyer un courriel au service de la protection de la vie privée d’Anime Ottawa.
POURQUOI RECEVEZ-VOUS DES MESSAGES ÉLECTRONIQUES COMMERCIAUX D’ANIME OTTAWA?
Les types de MEC qu’Anime Ottawa peut vous envoyer de temps à autre sont les suivants.
• MEC envoyés aux contacts d’Anime Ottawa qui ont consenti à recevoir les infolettres d’Anime Ottawa.
• MEC envoyés aux fournisseurs de services actuels ou potentiels d’Anime Ottawa par différentes unités commerciales d’Anime Ottawa. Par exemple, Anime Ottawa peut impartir une partie de ses activités à une partie tierce (par exemple, une entreprise d’entretien, un fournisseur de services de traduction, etc.) ou le service des ressources humaines d’Anime Ottawa peut communiquer par voie électronique avec des employés potentiels aux fins de recrutement.
• MEC envoyés aux partenaires commerciaux actuels ou potentiels d’Anime Ottawa.
Si vous avez reçu un MEC d’Anime Ottawa et croyez que tel n’aurait pas dû être le cas, veuillez vérifier si vous avez donné un consentement tacite ou explicite à recevoir des MEC ou si une exemption s’applique.
· Consentement explicite : Vous avez donné votre consentement explicite si vous vous êtes abonné à notre système d’infolettre via notre site Web ou en personne lors d’une édition antérieure d’Anime Ottawa ou d’un événement où Anime Ottawa était présent en tant qu’exposant.
· Consentement tacite : Anime Ottawa peut conclure à un consentement tacite de votre part dans les situations suivantes.
o Anime Ottawa a une relation d’affaires actuelle avec vous ou a déjà eu une relation d’affaires avec vous, laquelle a pris fin il y a moins de deux ans (par exemple, vous êtes un ancien client).
o Anime Ottawa a reçu une demande de votre part au cours des six derniers mois.
o Vous avez divulgué votre adresse électronique à un employé d’Anime Ottawa (par exemple, vous avez donné votre carte d’affaires à un employé d’Anime Ottawa) ou vous avez de façon évidente publié votre adresse électronique (par exemple, via le site Web d’une entreprise ou dans une brochure) et le MEC envoyé est en lien avec vos fonctions professionnelles.
Dans quels contextes un message électronique est-il exclu des dispositions de la LCAP?
Si vous recevez un message électronique d’Anime Ottawa, il peut s’agir d’un message exclu des dispositions de la LCAP. Un message est exclu s’il répond à l’une des conditions suivantes.
· Vous avez un lien personnel avec l’employé d’Anime Ottawa qui a communiqué avec vous, ce qui signifie que vous avez auparavant eu des communications directes, volontaires et bidirectionnelles avec cet employé.
· Vous avez des liens familiaux avec l’employé d’Anime Ottawa qui a communiqué avec vous.
· Le MEC a été envoyé à l’interne (entre des employés d’Anime Ottawa).
· Le MEC a été envoyé par Anime Ottawa à une autre organisation dans le cadre d’une relation d’affaires en cours entre les deux parties.
· Le MEC vous a été envoyé par Anime Ottawa dans le but de répondre à une demande ou à une question que vous lui avez envoyée.
· Le MEC vous a été envoyé par Anime Ottawa afin de satisfaire à une obligation juridique ou de faire valoir un droit (par exemple, si vous avez une dette impayée ou n’avez pas respecté une entente conclue avec Anime Ottawa, etc.).
Dans certaines situations, même si votre consentement n’est pas requis pour certains types de messages envoyés par Anime Ottawa, il est possible de vous désinscrire en tout temps de la liste d’envoi pour ne plus recevoir de messages similaires. Les types de messages pour lesquels Anime Ottawa n’est pas tenu d’obtenir votre consentement répondent à l’une des conditions suivantes.
· Le message est envoyé une fois à la suite de la recommandation d’un client, fournisseur de services, partenaire commercial ou employé d’Anime Ottawa qui a aussi un lien personnel ou un lien d’affaires avec vous.
· Le message ne constitue qu’une demande de prix ou d’estimation de coût.
· Le message a pour unique fin de faciliter ou de confirmer une transaction.
· Le message a pour unique fin de fournir de l’information relative aux garanties, au rappel de produits, à la sécurité ou à la protection en lien avec Anime Ottawa.
· Le message contient uniquement de l’information sur :
o votre utilisation actuelle des services ou produits d’Anime Ottawa ou un achat en cours;
o un produit, bien ou service acheté auprès d’Anime Ottawa (y compris des mises à jour ou des mises à niveau).
Si vous avez reçu un MEC que vous croyez que tel n’aurait pas dû être le cas, veuillez communiquer avec nous immédiatement par courriel et nous retirerons promptement votre nom de notre liste d’envoi (dans les dix (10) jours ouvrables suivants).
MÉDIAS SOCIAUX
Vous pourriez être joint par un employé d’Anime Ottawa par l’intermédiaire d’un média social, par exemple LinkedIn, si vous faites partie du réseau social dudit employé ou si vous avez indiqué dans vos paramètres de préférences que vous êtes ouvert à recevoir des messages portant sur de nouvelles occasions ou initiatives d’affaires. Vous pourriez aussi être joint si vous avez de façon évidente publié votre adresse électronique (par exemple, sur le site d’un média social), si vous n’avez pas indiqué que vous ne souhaitez pas recevoir de MEC et si le MEC envoyé concerne vos fonctions professionnelles.
QUE FAIRE SI VOUS NE SOUHAITEZ PLUS RECEVOIR DE MESSAGES ÉLECTRONIQUES COMMERCIAUX D’ANIME OTTAWA?
Anime Ottawa prend très au sérieux le respect des lois. Vous pouvez vous désabonner de la liste d’envoi d’Anime Ottawa en tout temps en envoyant un courriel et votre nom sera retiré de la liste dans les dix (10) jours ouvrables suivants.
MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE ANTI-POURRIEL
De temps à autre, Anime Ottawa examinera et mettra à jour sa politique anti-pourriel afin de tenir compte des règles et de la loi, des nouvelles technologies, des normes, de ses pratiques commerciales et des préoccupations des parties extérieures. Les modifications à la présente politique anti-pourriel seront publiées dans cette section; si les modifications sont importantes, elles seront annoncées de manière plus officielle (y compris, selon le cas, par l’envoi d’un avis par courriel). Nous conserverons également les versions antérieures de la présente politique anti-pourriel dans nos archives advenant que vous souhaitiez vous y reporter.
DES QUESTIONS À PROPOS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE ANTI-POURRIEL?
Si vous avez besoin d’assistance, veuillez communiquer avec le service de la protection de la vie privée d’Anime Ottawa par la poste (320-55, rue Louvain Ouest, Montréal (Québec) H2N 1A4), ou par courriel.
Dernière révision : août 2023
Veuillez noter que les versions française et anglaise de la présente politique anti-pourriel ont la même valeur juridique.
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